Programas contábeis: tipos, módulos e como escolher

Os tipos de programas contábeis e para quem servem

A expressão programas contábeis cobre coisas bem diferentes, e confundi-las é a origem de boa parte das escolhas ruins. Existe o sistema completo para escritório contábil, que integra folha, fiscal e contabilidade de várias empresas. Existe o ERP, que atende a gestão de uma empresa e gera informação que o contador consome. E existem ferramentas pontuais, que resolvem uma rotina só, como conciliação ou captura de notas. Definir qual dos três você procura elimina metade dos candidatos antes da primeira demonstração e evita comparar produtos que não competem entre si.

O que cada módulo resolve na prática

Em programas contábeis para escritório, o pacote se divide em blocos com pesos diferentes conforme a carteira:

• Folha: admissão, cálculo, eSocial, rotinas trabalhistas, ponto e SST.
• Fiscal: entrada de notas, apuração, Simples Nacional e declarações.
• Contábil: integração dos lançamentos, conciliação, patrimônio e LALUR.
• Gestão: protocolos, tarefas, controle de prazos e de impostos a pagar.
• Portal do cliente: envio e consulta de documentos sem e-mail solto.
• Relatórios e painéis: acompanhamento do escritório e entrega ao cliente.

Instalado, web ou nuvem: o que muda de verdade

O modelo de instalação dos programas contábeis muda menos a função e mais a operação. Sistema instalado no servidor do escritório dá controle e exige que alguém cuide de backup, atualização e acesso remoto. Sistema em nuvem transfere essa manutenção ao fornecedor e depende de internet estável, o que costuma ser o ponto crítico real. O que decide é onde está a sua capacidade de manter infraestrutura: escritório sem alguém dedicado a T.I. normalmente ganha mais em nuvem, mesmo pagando um pouco mais, porque o custo de indisponibilidade sai do seu colo.

Sinais de que o programa contábil atual já não serve

Nem toda insatisfação justifica troca, mas alguns sinais são objetivos. Digitar o mesmo dado em dois módulos indica falta de integração. Planilha paralela para controlar prazo ou imposto indica lacuna de gestão. Atraso recorrente na atualização de obrigação indica fornecedor que não acompanha. Equipe que usa apenas uma fração dos recursos indica falta de treinamento, e esse caso não se resolve trocando de sistema. Vale separar os dois grupos antes de decidir: problema de produto pede troca, problema de uso pede capacitação, e confundir os dois custa caro nas duas direções.

Programas contábeis e as obrigações que mudam

Em programas contábeis, acompanhar mudança de obrigação é função contínua, não recurso. eSocial, FGTS Digital e a transição da Reforma Tributária alteram layout e regra com frequência, e o intervalo entre a publicação da mudança e a liberação da versão é o que determina quanto trabalho manual sobra para a equipe. Vale perguntar ao fornecedor como foram tratadas as duas últimas mudanças relevantes, com data. Essa resposta é verificável e diz mais sobre os próximos anos que qualquer lista de funcionalidades futuras apresentada em proposta.

Integração com o que o cliente do escritório usa

Boa parte do retrabalho não nasce dentro do escritório, e sim na fronteira com o cliente. Se a empresa atendida emite nota em um sistema que não conversa com o seu, alguém digita. Por isso vale avaliar programas contábeis considerando também o que os seus clientes usam, e se existe caminho de importação direta. Em alguns casos a solução melhor é padronizar o ERP dos clientes maiores, o que reduz a variedade de formatos que a equipe precisa tratar. Essa decisão costuma render mais produtividade que trocar o sistema do escritório.

Como a ATCONSYS apoia essa escolha

A ATCONSYS trabalha com SCI Sistemas Contábeis para o escritório e com ZWeb/Zucchetti como ERP para os clientes do escritório, o que permite tratar as duas pontas do problema. A avaliação começa pelo levantamento da rotina e pela separação entre lacuna de produto e lacuna de uso. Conduzimos implantação e treinamento por área, além de capacitação em eSocial, FGTS Digital, Reforma Tributária e ERPs. Quando o diagnóstico aponta que o programa atual atende com ajuste de processo, é isso que recomendamos.